El proceso de exportación de alimentos

Nos han preguntado muchas veces cómo exportamos nuestros productos. Pero hoy que recibí la llamada de mi tocayo Erik, con preguntas concretas sobre el proceso, se me ocurrió escribir este post y dejarlo aquí porque seguramente varios de ustedes andan en lo mismo.

El producto de Erik es una salsa macha (con una "receta secreta" que sonaba buenísima) y me contó que tiene un cliente potencial que quiere exportarla a España y Corea. Su pregunta espefícifica fue ¿cómo empiezo?

Le dije que exportar es un proceso largo y complicado, pero en resumen, el éxito de un proyecto de exportación está en "hacerlo bien".

1. Tener un cliente no significa ventas

Tener un cliente es el primer paso, porque es la gran motivación para empezar el proceso. Pero es un proceso de aprendizaje. No de ventas. Y ten mucho cuidado porque es muy probable que ni siquiera ganes dinero en un primer momento.
Si nunca hemos exportado, hay muchísimos factores que considerar que por más cuidadosos que seamos se nos van. A nosotras por ejemplo, nos tocó enviar un pallet a Filipinas, pero el transporte se retrasó un par de días y tuvimos que pagar una bodega en la aduana de Manzanillo ¡carísima! Además de todo el tiempo que nos llevó contactar un agente que recogiera el producto, pagara la cuota de la bodega, entregara el producto tres días después y nos cobrara una fortuna por su servicio.

Paciencia. Exportar es un largo proceso de aprendizaje.

2. A dónde quieres exportar y por qué

En nuestra experiencia, elegimos Europa del este, porque casualmente yo estuve ahí de viaje por varias semanas y llegó el momento en el que estuve harta de comer mermeladas de rubarbio que sólo sabían a azúcar. "¿Qué pasaría si estos alemanes conocieran las mermeladas de frutas tropicales que hace mi madre?" Así empezamos, con una idea de un mercado potencial que luego descubrimos que era una necesidad local (tan clara como mi necesidad de turista mexicana en Alemania).

Tener un mercado potencial nos dio la clave para empezar el proceso. 

(Si quieren saber la historia completa lean este post)

La pregunta entonces fue ¿qué requisitos tiene la ley alemana para poder exportar una mermelada artesanal de mango? 

Nos enteramos, por un distribuidor, que hay una certificación alemana que regula el etiquetado para retail (https://www.dakks.de/) algo así como lo que hace COFEPRIS con la NOM 051. Lo interesante es que esa certificación nos avalaba en todo Europa, así que la tramitamos, la pagamos y esa fue nuestra primera puerta de entrada: el producto cumplía con los requisitos locales para poderse vender.

¿Qué requisitos tiene el país al que quieres exportar? Si no lo sabes, o Google es muy confuso, lo mejor es acercarte a Proméxico o Aserca. Y hacerlo de manera literal, ir a la oficina y pedir cita o bien colarte en alguno de sus eventos y presentarte directamente con los responsables. A nosotras jamás respondieron un mail o una llamada.

3. Certificación de calidad

Hay países más quisquillosos que otros, clientes más estrictos que otros, pero en general lo básico es cumplir con la regulación mexicana de contenido neto y etiquetado (NOM-051) y algún certificado de calidad:

- El más básico: Buenas prácticas de Manufactura

- Ideales ISO9001 o HACCP (los dos carísimos)

4. Registro de FDA

Otra opción para el etiquetado es cumplir con los lineamientos de FDA pues en general los países están estandarizados con base en lo que ellos dicen.

FDA es la Food and Drug Administration de Estados Unidos. El registro es gratuito, pero tener un agente cuesta una lana cada año (aprox 300 USD anual).

Para exportar a Estados Unidos el primer requisito es tener registro de FDA y, aunque no sea tu mercado de inicio, es conveniente tenerlo pues es una buena credencial. Para el etiquetado también es conveniente cumplir con los lineamientos de FDA,

El proceso para el registro de la empresa en FDA es este: 

1. Ingresa a https://www.access.fda.gov/ 

2. Crea una cuenta 

 3. Da clic en Food Facility Registration 

4. Llena todos los campos con información real y verificable (si tu dirección no aparece clara no te dejará avanzar, por ejemplo). 

5. Llegarás a la sección de elegir agente, ¡no lo tienes! Guarda tu información completa y solicita un agente. 

6. Para solicitar el agente escribe a support@fdaagents.com. Te enviarán el invoice que debes pagar y una vez recibido tu pago te indicarán el nombre de tu agente y los datos que debes ingresar en el sistema de FDA. 

7. Reingresas al sistema https://www.access.fda.gov/ y de nuevo clic en Food Facility Registration. 

8. Localizas la sección de tu agente, llenas los datos y envías tu solicitud de registro (al final de toda la solicitud aparecerá el bendito botón). 

9. Recibirás un mail de confirmación con tu número de registro y eso es todo. Ese número es como la CURP de tu empresa. 

10. Cada año FDA te indicará haceer el pago unos días antes de expirar tu plazo. Pagas nuevamente tu agente y tu número se vuelve a activar sin necesidad de ninguna modificación más. 

La regulación de etiquetado de FDA puedes consultarla aquí. 

Mientras mejor preparado esté tu producto, mejores oportunidades tienes para exportar. Los clientes están buscando productos "Listos", muy pocos tienen la paciencia de esperarte a que cumplas con sus requisitos. 

5. El envío de muestras

Erik me dijo que el cliente pidió que le enviara muestras a España. A nosotras nos ha pasado que, en ocasiones, al recibir la mercancía el cliente tiene que pagar un impuesto. Pésima presentación de inicio. La recomendación es investigar muy bien qué cantidad puede enviarse y todo lo relacionado a tu producto. Hay paqueterías como Fedex que resuelven muy bien, pero son caras y hay otras como el Servicio Postal Mexicano que es barato y fácil, pero tarda mucho en llegar, si acaso llega. 

Enviar las muestras es un indicador para tu cliente de qué tan profesional eres, hazlo bien desde el principio, mándale tu mejor envase, con la etiqueta bien puesta, con una ficha técnica. Tu producto tiene que gritar "Cómprame, estoy listo".

6. Los precios

Hay un mito: vender en Euros o en Dólares no significa que podrás vender caro. Los costos de logística internacional son muy altos. El ejercicio de precios que nosotras analizamos fue ver los estantes de mermeladas en Alemania y determinar cuál era un precio competitivo para nuestro producto. Por ejemplo:

- Una mermelada con 80% fruta costaba 6 Euros

- Menos 30% de la utilidad de la tienda

- Menos 30% del distribuidor

- Menos 10% del Broker

- Menos el costo de logística e impuestos de aduana

- Menos el costo del transporte

Al final el precio de salida de la mermelada, en planta, era de apenas 1 Euro. 

Cuando hicimos el ejercicio casi nos da un infarto. Pero empezamos a analizar toda la cadena para ver dónde podíamos bajar costos y entonces tener un margen de utilidad más alto ("Utilidad" que además puede irse en pagar bodegas o detallitos que no contemplaste). La buena noticia es que las ventas de exportación suelen tener volúmenes altos, de modo que ganas poquito a cada producto, pero vendes muchos productos. 

Hacer la ecuación correcta de la utilidad por volumen te dará la clave de tu precio final.

7. Capacidad de producción VS. tiempos de compra y recompra

Exportar significa vender por volúmen. Mucho y barato. Pero no sucede de un día para otro. Cuando inicias un proceso con un cliente, en nuestro caso, nos pidieron de prueba dos pallets (ponte en los zapatos del cliente, no te vas a arriesgar a comprarle un contenedor a una empresititititititita mexicana que apenas se creó. Necesitas ganar confianza). Luego de varios meses pidieron otros tres pallets y después del primer año de relación nos llegó la orden de compra del primer contenedor. (Lee aquí si quieres enterarte de la aventura).

Cuando nos pidieron los dos pallets ni de broma podíamos producir un contenedor, ¡nuestra capacidad de producción, a todo lo que dábamos, era de apenas 5 pallets al mes! pero el tiempo de "preparación" de nuestra empresa, y de "ganar la confianza" del cliente, nos dio el timing perfecto para estar listas cuando llegó esa primera orden por un contenedor. 

La recompra llegó tres meses después por tres pallets... ¡Tres meses y solo tres pallets! La recompra no es tan alta para productos nuevos, y en ocasiones es importante hacer degustación que también tu cliente te cobrará. En fin, ahora lo que necesitábamos era más clientes...

El proceso de exportación es un aprendizaje constante que requiere también una preparación constante. Nos hemos equivocado muchas veces, muuuuuchas veces, pero por ahí dicen que si no te equivocas mucho, no estás tomando suficientes riesgos :)

Tener miedo de que nos pidieran más fue una gran motivación para prepararnos "más rápido".  A dos años de ese pánico escénico, estamos listas para surtir hasta dos contenedores al mes. Obviamente no recibimos órdenes de compra por esas cantidades, pero ya tenemos la seguridad de ofrecer nuestro producto sin miedo a no poder cumplir. Creamos nuestro propio círculo virtuoso. 

Espero en fin, que Erik logre enviar sus muestras, tener sus registros, sus certificados y logre esa venta con España y Corea. De este lado le mandamos buena vibra y, como siempre, si a usted querido lector, algo se le atora en el camino, con gusto podemos compartirle nuestra feliz experiencia. 

Por cierto, les cuento que hace un par de días, en mi instagram apareció un post en ruso, presumiendo nuestras mermeladas. No se imaginan cuánto me saltó el corazón :D